Software per la gestione d’impresa

Un utile programma per le decisioni imprenditoriali e per le scelte di programmazione aziendale

Basato sugli strumenti della break even analysis, il programma che forniamo gratuitamente (come tutto quello che c’è su questo sito ) permette, nel suo piccolo, di stimare il punto di pareggio di qualsiasi azienda, ovvero il livello di ricavi dal quale si comincia a produrre profitto avendo coperto tutti i costi.

Il software fornisce anche molti altri dati che vedremo poi nel dettaglio, quali ad es. il tasso di contribuzione, l’isocosto fisso ed il posizionamento dell’impresa all’interno della matrice delle strategie. Ed è proprio questo fine strategico del programma che ci preme evidenziare tra tutti gli infiniti usi cui esso può essere sottoposto. Il software è infatti l’ideale per realizzare una discreta programmazione futura della gestione: è sufficiente variare i parametri immessi, tipici del marketing (prezzi, quantità, ricavi presunti e costi stimati), per ottenere in modo automatico e di facile lettura il nuovo quadro della situazione aziendale e prendere quindi, con l’ausilio di questo supporto informatico, quelle decisioni di gestione che molti imprenditori piccoli e medi sono costretti ad adottare intuitivamente e procedendo spesso per tentativi.

Ma andiamo con ordine e spieghiamo bene come funziona il nostro software di gestione dell’impresa.

Abbiamo già visto cos’è il break even point. Dalla costruzione del punto di pareggio (o di equilibrio) si può però procedere anche per l’analisi dello scenario aziendale, sia di quello reale, sia di quello ipotetico o di obiettivo.

Gli elementi da usare sono sempre gli stessi:

  • il prezzo (p) del bene o servizio e la quantità (q) prodotta (se l’impresa è di produzione) o venduta (se l’impresa è commerciale), il cui prodotto origina i Ricavi (R), intesi pertanto quale risultante della formula (R = p x q);
  • i costi fissi (Cf), quei costi cioè che non variano al variare della quantità (q) prodotta o venduta (entro certi limiti) ed i costi variabili (Cv) del bene o servizio, che invece variano al variare della (q) prodotta o venduta.

La prima cosa da fare quindi per poter utilizzare il software è quella di arrivare ad avere per ogni prodotto e per ogni mercato della propria impresa i seguenti valori:

  • i ricavi (R);
  • le quantità (q) prodotte o vendute;
  • i costi variabili (Cv) dell’impresa;
  • i costi fissi (Cf).

Questi parametri saranno quelli effettivi, riferiti ad un certo periodo (p.es. l’anno precedente), se si vuole conoscere la situazione reale dell’impresa nel suo mercato, saranno invece quelli previsti o cercati se si vuole conoscere cosa si deve cambiare (prezzo, costi, etc…) per raggiungere la situazione ipotizzata, considerata come obiettivo strategico del marketing.

In particolare dalla differenza tra i Ricavi (R) e la somma dei Costi (Cf + Cv) deve risultare, come quadratura, il reddito prima delle imposte evidenziato in contabilità (per l’analisi del passato) oppure fissato quale parametro-obiettivo (per la programmazione del futuro).

Nel processo di valorizzazione degli elementi di cui sopra si deve sempre tener presente l’equazione fondamentale della break even analysis:

(p x q) = Cf + (Cv x q)

dove al primo membro ci sono i Ricavi (R) ed al secondo i Costi Totali (CT) per una certa quantità di prodotto (q).

L’espressione fissa di conseguenza i valori dei Ricavi (R) e della quantità (q) per i quali si ottiene il pareggio di Bilancio (R = CT) ed a partire dai quali si comincia a realizzare il profitto (P).

Nello specifico il programma presenta una scheda per l’inserimento dei dati formata da una matrice 20 x 20, dove in colonna ci sono 20 mercati di riferimento dell’impresa ed in riga 20 prodotti diversi.

I mercati possono intendersi non solo in senso geografico, ma pure p.es. in senso funzionale (giovani/anziani, uomini/donne, etc…) e chiaramente è possibile compilare anche una sola colonna (un solo mercato) per quelle imprese che hanno un unico mercato (p.es. negozi, esercizi commerciali al dettaglio, etc…). Lo stesso dicasi per i prodotti nel caso che gli articoli venduti possano ricondursi ad un unico metaprodotto (p.es. carne, dolciumi, DVD, etc…).

E’ possibile digitare un nome di identificazione per ciascun prodotto e per ciascun mercato (è sufficiente scrivere il nome del prodotto/mercato nella tabella dei Ricavi, perché c’è il riporto automatico alle altre tabelle).

Le tabelle da compilare sono 4:

  • quella dei Ricavi (R) ;
  • quella delle quantità (q) ;
  • quella dei Costi variabili (Cv) ;
  • quella dei Costi fissi (Cf) .

Se per un mercato non si ha la distinzione/ripartizione del valore per i suoi singoli prodotti, si può riempire col totale conosciuto direttamente la casella del mercato posta in alto, subito dopo il nome del mercato in questione. Ciò vale soprattutto per i Costi fissi che riteniamo di difficile ripartizione tra i singoli prodotti.

In caso di contemporanea valorizzazione sia della cella dell’intero mercato, sia delle celle dei singoli prodotti di quel mercato, il programma considera solo il valore globale di tutto il mercato ed ignora i valori attribuiti ai singoli prodotti.

Inoltre, all’inizio della scheda di inserimento ci sono due caselle, una per i Ricavi centralizzati (o di Sede) ed una per i Costi variabili centralizzati (o di Sede). Queste vanno compilate con i valori dei Ricavi e dei Costi variabili per i quali non è stato possibile la distinzione per mercato o per prodotto di riferimento.

Una volta inseriti tutti i dati disponibili, il programma fornisce le seguenti elaborazioni:

  • sotto la tabella delle quantità (q) la percentuale di presenza dei prodotti di ciascun mercato rispetto al totale dei prodotti aziendali.Serve per valutare l’andamento di un mercato nei confronti di tutti gli altri;
  • sotto la tabella dei Costi fissi (Cf) il margine netto (p – Cv – Cf).Indica il reddito (al lordo delle imposte) di ciascun mercato;
  • tabella dei Ricavi in percentuale e dei valori medi.Esprime la composizione percentuale dei ricavi per ciascun prodotto nel mercato di riferimento e, per totali, la composizione percentuale dei mercati nell’intera l’impresa;
  • tabella dei ricavi unitari, ovvero dei singoli prezzi (p).Fornisce come semplice divisione tra Ricavi (R) e quantità (q) il prezzo di vendita (p) di ciascun prodotto aziendale;
  • tabella dei costi variabili unitari.Fornisce come semplice divisione tra Costi variabili e quantità (q) il costo variabile (Cv) sostenuto per ciascun prodotto aziendale;
  • tabella dei margini di contribuzione .Sono evidenziati i margini di contribuzione, ovvero le differenze per ciascun prodotto tra Ricavi (R) e Costi variabili;
  • tabella di partecipazione dei prodotti/mercati al margine.Serve per definire la partecipazione percentuale di ciascun prodotto e di ciascun mercato al margine di contribuzione;
  • tabella dei margini di contribuzione unitaria (p – Cv).Per ciascun prodotto è calcolato, tenendo conto delle quantità (q), il margine di contribuzione unitaria, ovvero la differenza tra prezzo (p) del prodotto e suo Costo variabile (Cv);
  • tabella dei tassi di contribuzione (1 – Cv/p) in percentuale.Sono una misura molto importante, perché esprimono, per ciascun prodotto e globalmente, quanta parte di 100 euro di ricavi può essere destinata alla copertura dei costi fissi.

    Pertanto più è elevato il tasso di contribuzione medio dell’impresa e più l’impresa va bene, avendo i mezzi per svilupparsi ed incrementare gli investimenti che generano costi fissi;

  • tabella del break even point.Oltre alle tabelle che servono per la costruzione dei successivi grafici, la griglia principale fornisce interessanti elementi di valutazione dell’impresa:

    – i valori riepilogativi dei Ricavi totali, dei Costi fissi, dei Costi variabili e dei Costi Totali;

    – l’importante tasso di contribuzione medio dell’impresa;

    – il Profitto Totale originato dai precedenti elementi;

    – i Ricavi (R) e la quantità (q) di equilibrio, cioè i valori che azzerano tutti i costi sostenuti;

  • il grafico dei costi e ricavi d’impresa.In questo grafico sono evidenziate 5 rette:

    – Ricavi totali;

    – Costi Totali (come somma dei Costi fissi e dei Costi variabili);

    – Costi fissi;

    – Costi variabili;

    – Profitto.

    E’ del tutto evidente che più basso è il livello di ricavi ove si raggiunge il break even (ovvero il punto di equilibrio tra costi e ricavi, indicato specificatamente nel grafico) e più l’impresa va bene avendo largo margine di profittabilità;

  • il grafico dell’isocosto fisso.Esso esprime la retta che, a parità di costi fissi (ovvero di capacità incorporate), mette in relazione il tasso di contribuzione ed il livello dei ricavi di equilibrio. Tale retta è fondamentale per la gestione d’impresa perché non solo configura la situazione aziendale (effettiva o di programmazione), indicando il punto specifico ove si trova l’impresa, ma soprattutto perché permette la valutazione e la ricerca di rette alternative, nella consapevolezza che più la combinazione tasso di contribuzione/ricavo d’equilibrio si trova vicina all’asse delle ascisse e lontana dall’origine degli assi e più la realtà aziendale è da giudicarsi economicamente positiva;
  • la matrice delle strategie.E’ il punto d’arrivo di tutta l’analisi, perché il posizionamento dell’impresa all’interno della matrice (indicato sia per singoli mercati, sia in generale per l’impresa) fornisce importantissime informazioni per l’azione di marketing.

    La matrice presenta sull’asse delle ascisse il tasso di contribuzione in percentuale, per cui più il posizionamento si situa lontano dall’origine degli assi e meglio è per il mercato o per l’intera impresa. Possiamo quindi affermare che l’asse delle ascisse rappresenta in senso crescente le potenzialità di sviluppo dell’azienda.

    Sull’asse delle ordinate invece è indicato il rapporto tra ricavi di equilibrio e ricavi. Quindi quest’asse esprime in senso crescente il rischio aziendale, che è tanto più grande quanto maggiore è il ricavo d’equilibrio rispetto ai complessivi ricavi dell’impresa. In altre parole possiamo dire che l’asse delle ordinate determina il grado generale di vulnerabilità dell’organizzazione.

    Prendendo il 50% come valore soglia per entrambi gli assi, possiamo infine dividere la matrice in 4 quadranti, i quali, disposti in senso orario ed iniziando da quello comprendente l’origine zero, sono:

    • quadrante I, con bassa vulnerabilità (rischio) per l’impresa, ma bassa capacità di sviluppo (cioè basso tasso di contribuzione).Il posizionamento in questo quadrante caratterizza una situazione in cui l’eventuale improvvisa contrazione delle vendite non metterebbe in crisi l’azienda, tuttavia essa non ha grosse possibilità di sviluppo nel breve termine, data l’impossibilità di sostenere maggiori costi fissi a causa della presenza di un tasso di contribuzione non adeguato;
    • quadrante II, con alta vulnerabilità e bassa potenzialità di sviluppo.E’ ovviamente la peggiore situazione aziendale, perché contraddistinta da una contenuta espansione della redditività nel breve termine, quindi soggetta alle oscillazioni di mercato, e ancora una bassa capacità di sviluppo per l’impossibilità, almeno in tempi brevi, di effettuare investimenti;
    • quadrante III, con alta vulnerabilità accompagnata però da elevata potenzialità di sviluppo.In questo caso il posizionamento esprime sempre un alto grado di utilizzo sotto il profilo dei ricavi (e quindi un elevato rischio di mercato), ma anche una buona capacità di sviluppo mediante investimenti, a causa del buon margine di contribuzione rappresentato dall’alto valore del relativo tasso;
    • quadrante IV, con bassa vulnerabilità ed alta potenzialità di espansione.E’ la situazione auspicabile per qualsiasi impresa, perché il basso rischio dovuto al contenuto grado di utilizzo dei ricavi è accompagnato da un’elevata capacità di crescita dimensionale (come si evince dall’alto tasso di contribuzione)

Il programma permette di fare una buona azione strategica e di marketing (se chiaramente i dati immessi sono il più possibile vicini alla realtà) e pertanto il suggerimento è quello di provarlo e di fare tutti i tentativi ritenuti appropriati allo scopo, cambiando opportunamente i parametri introdotti.

Nello sviluppo del programma è stata prestata particolare cura, tuttavia il suo fine rimane didattico per cui ci dispensiamo da qualsiasi responsabilità per il suo utilizzo; esso viene concesso gratuitamente, ma ne è vietata la vendita.

Per segnalare eventuali malfunzionamenti e contattare l’autore: info@studiamo.it.

Segnaliamo anche il nostro programma “facilitato” per la gestione d’impresa ed il calcolo del break even.

Autore: Steve Round

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