La documentazione sociale: libri obbligatori e bilancio

Oltre i libri e le scritture contabili prescritte nell’art.2214 (libro giornale, libro inventari, scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa, lettere, telegrammi, fatture spedite e ricevute per ciascuno affare), per ogni imprenditore commerciale. La S.p.A. deve tenere:

1. Libro dei soci: indicazione, indistintamente per ogni categoria, del numero d’azioni, cognome e nome del titolare nel caso delle nominative, trasferimento e vincoli ad esse relativi, versamenti eseguiti.
2. Libro delle obbligazioni: indicazione dell’ammontare delle obbligazioni emesse e di quelle estinte, cognome e nome del titolare delle nominative, trasferimento e vincoli ad esse relative.
3. Libro delle adunanze e delle delibere assembleari: trascrizione anche dei verbali redatti per atto pubblico.
4. Libro delle adunanze e delle delibere del consiglio d’amministrazione:
5. Libro delle adunanze e delle delibere del collegio sindacale
6. Libro delle adunanze e delle delibere del comitato esecutivo
7. Libro delle adunanze e delle delibere delle assemblee degli obbligazionisti
8. Libro delle adunanze e delle delibere degli strumenti finanziari: novità inserite dalla riforma.

1,2,3,4, e 8 sono tenuti a cura del consiglio di amministrazione o di gestione; 5 a cura del collegio sindacale o di sorveglianza o del comitato per il controllo della gestione; 6 comitato esecutivo; 7 rappresentante comune.

Il bilancio

Gli azionisti, assumono consapevolezza sul complessivo svolgimento dell’impresa attraverso il bilancio d’esercizio; questa è la ragione della ripartizione dell’attività sociale in esercizi annuali che non coincidono necessariamente con quelli solari; per soddisfare anche le informazioni dei creditori e del mercato.

Novità: si accentua l’esigenza di rappresentazioni il più possibile conformi alla verità.

Il bilancio è costituito da: SP, CE N.I.; deve essere redatto dagli amministratori con chiarezza e rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e finanziaria della società nonché il risultato economico dell’esercizio (art. 2423); è corredato dalla relazione sulla gestione, anch’essa predisposta dall’organo amministrativo (art. 2428).

Chiarezza veridicità e correttezza costituiscono i principi basilari che segnano la redazione del bilancio e che sono clausole generali sulle quali si modellano le molteplici regole particolari; le clausole generali fissano gli obiettivi di fondo.

E’ affermato il principio di competenza: si deve tenere conto dei proventi e degli oneri di competenza dell’esercizio, indipendentemente dalla data d‘incasso o di pagamento. La chiarezza deve assicurare la comprensione sia delle diverse voci sia del loro complesso unitario; il bilancio deve anche assicurare SP e CE –>> si impone agli amministratori di avvalersi di criteri economico sostanziali idonei che non segnalino incoerenza con le regole poste dal modello legale.

Stato patrimoniale

Le voci devono essere iscritte separatamente e nell’ordine indicato dagli artt. 2424, 2425; tali voci sono articolate per categoria e sottocategoria, ancora suddivise in voci. Per ogni voce devono essere indicati l’importo della corrispondente dell’esercizio precedente per agevolare la comparazione e la valutazione dell’evoluzione;è vietata la compensazione tra le perdite relative ad attività e passività. Lo stato patrimoniale articolato a colonne contrapposte; l’attivo è articolato per categorie, art. 2424:

• Crediti verso i soci per i versamenti ancora dovuti, con indicazione delle azioni non ancora liberate;
• Immobilizzazioni: indicano beni destinati ad impiego durevole nello svolgimento dell’attività, sono ripartite in: immateriali, materiali e finanziarie e infine concessi in locazione finanziaria
• Attivo circolante: individua i beni acquisiti grazie allo sviluppo dell’attività e che sono destinati ad essere scambiati con altri beni. Si articola in:
  1. Rimanenze: materie prime, sussidiarie e di consumo, prodotti in lavorazione e semilavorati
  2. Crediti verso clienti, imprese collegate e controllate, crediti tributari ed imposte anticipate
  3. Attività finanziarie che non sono immobilizzazioni: partecipazioni
  4. Disponibilità liquida
• Ratei e riscontri attivi: riforma: le attività oggetto di contratti di compravendita con obbligo di retrocessione a termine devono essere iscritti nello stato patrimoniale; nel bilancio dell’acquirente deve essere iscritto l’ammontare del credito

Passivo:

• Patrimonio netto: capitale sociale più riserva più utili non distribuiti nei precedenti esercizi
• Fondi per rischi ed oneri: accantonamenti tesi a fronteggiare perdite o debiti, certi o probabili dei quali alla chiusura dell’esercizio sono individuabili ammontare e/o data
• T.F.R.
• Debiti: suddivisi in obbligazioni, obbligazioni convertibili, verso soci, verso banche, verso altri finanziatori.
• Ratei e riscontri, aggio su prestiti

Conto economico

Rende conto del risultato economico dell’esercizio che si trae tra il saldo tra costi e i ricavi meno il proventi; è suddiviso in sezioni:

1. Valore della produzione
2. Costi di produzione
3. Proventi ed oneri finanziari relativi alle partecipazioni
4. Rettifiche
5. Proventi ed oneri straordinari

Il risultato d’esercizio è dato da: (A-B) +- C + – D + – E

L’art. 2426 fissa rigorosi criteri di valutazione che sono solo eccezionalmente derogabili.

Le immobilizzazioni vengono iscritte al costo di acquisto o di produzione; per le immobilizzazioni finanziarie si può scegliere un criterio alternativo.

• Costi di impianto e di ampliamento, R&S e pubblicità: possono essere iscritti all’attivo (con il consenso del collegio sindacale ove esistente) se hanno attività pluriennale; ammortamento entro 5 anni; e fino a che non è stato completato l’ammortamento, possono essere distribuiti dividendi solo se residuano risorse disponibili sufficienti a coprire i costi non ammortizzati.
• Avviamento: iscrizione dell’attivo se acquisito a titolo oneroso e nei limiti del costo sostenuto, il quale deve essere ammortizzato entro 5 anni.
• Disagio su prestiti: iscritto nell’attivo e ammortizzato in ogni esercizio per tutta la durata del prestito.
• Crediti: iscritti secondo il valore di presumibile realizzazione; attività e passività in valuta devono essere iscritte al tasso di cambio a pronti alla data di chiusura dell’esercizio; eventuali utili accantonati in riserva non sono disponibili fino al realizzo.
• Rimanenze titoli e attività finanziarie: iscritti al costo d’acquisto o produzione o al valore di realizzo.
• Costo beni fungibili: è calcolato col metodo della media ponderata o LIFO o FIFO; se il valore determinato differisce dai costi correnti alla chiusura dell’esercizio, la differenza deve essere indicata nella nota integrativa.
• Lavori in corso su ordinazione: sono iscritti sulla base dei corrispettivi contrattuali maturati con ragionevole certezza.
• Attrezzature industriali e commerciali, M/P: iscritte nell’attivo per un valore costante qualora siano costantemente rinnovate e complessivamente di scarsa importanza in rapporto all’attivo di bilancio.

Nota integrativa

Completa, integrandolo, il contenuto di SP e CE per agevolare la comprensione. L’art. 2427 indica l’articolazione della NI imponendo l’illustrazione dei criteri applicati nella valutazione delle voci; della movimentazione delle immobilizzazioni; dell’elenco delle partecipazioni possedute.

La riforma, con l’obiettivo d’informazione più trasparente e maggiore aderenza alla verità, prescrive puntualizzazioni con riguardo a:

• Immobilizzazioni immateriali di durata indeterminata
• Crediti/debiti con durata maggiore a 5 anni
• Voci del patrimonio netto
• Differenze temporanee che hanno comportato la rilevanza d’imposte differite ed anticipate.

Relazione degli amministratori

Non è compresa nella documentazione tipica di bilancio; è tesa ad informare sull’andamento complessivo nei diversi settori d’operatività con specifico riguardo ai costi, ai ricavi ed agli investimenti.

Il bilancio coinvolge tutti gli organi della società: amministrativo, controllo e responsabilità controllo contabile che sono tenuti a riferire sui risultati dell’esercizio all’assemblea. Gli amministratori non possono delegare la relazione del bilancio; devono comunicare il bilancio al collegio sindacale con relazione almeno 30 gg. Prima di quello di convocazione dell’assemblea. Il bilancio è depositato presso la sede della società durante i 15 gg che precedono l’assemblea, insieme alla relazione dell’organo di controllo e del revisore, per soddisfare le esigenze di consapevolezza dell’azionariato. L’approvazione non comporta liberazione da responsabilità per: amministratori, sindaci e direttori generali. Entro 30 gg da essa una copia del bilancio deve essere depositato presso R.I..

Invalidità della deliberazione di approvazione

La riforma ha apportato rilevanti modifiche; sia che i vizi riguardino il procedimento di deliberazione, sia che interessino il contenuto della stessa. Art.2434 bis: l’impugnativa non può essere proposta se è stato approvato il bilancio dell’esercizio successivo?chi ha interesse è tenuto ad agire con sollecitudine.

Trovano applicazione le regole sull’invalidità delle delibere assembleari ed i limiti della relativa impugnativa; se il revisore non ha formulato rilievi sul documento contabile, la sua impugnativa è concessa ai soci che rappresentino almeno il 5% del capitale(art.2432 c2).

Distribuzione degli utili

Dalla deliberazione di approvazione del bilancio deriva la decisione dell’assemblea sulla distribuzione degli utili. La deliberazione della ripartizione riguarda gli utili distribuibili: è ripartibile solo l’effettivo aumento di capitale; occorre rispettare i vincoli di destinazione dell’utile maturato: reintegrazione perdite, destinazione di 1/20 dell’utile netto a riserva legale fino a che questa non abbia raggiunto 1/5 del capitale.

Le somme percepite dalla società per l’emissione di azioni ad un prezzo superiore al valore nominale e quelle indotte dalla conversione di obbligazioni, non possono essere distribuite fino a che la riserva legale non ha raggiunto il limite. I soci non sono tenuti alla restituzione di maggiori utili derivanti da deliberazione illegittima se riscossi in buona fede.

Acconti dividendo

Per favorire la remunerazione dell’investimento, alle società il cui bilancio è stato obbligatoriamente sottoposto a certificazione, è accordata la facoltà di anticipare il pagamento del dividendo, ma solo dopo che il revisore contabile abbia rilasciato giudizio positivo sul bilancio del precedente esercizio, non nel caso in cui dallo stesso siano risultate perdite.

L’ammontare degli acconti deve essere minore o uguale alla minore somma tra importi degli utili conseguiti dalla chiusura dell’esercizio precedente, diminuito della quota da destinare per obbligo alla riserva statutaria o legale; gli amministratori deliberano la distribuzione di acconti sulla base di un prospetto contabile e di una relazione, dai quali risulti che la situazione economico finanziaria e contabile della società lo consenta; gli acconti riscossi in buona fede dagli azionisti non sono ripetibili anche se fosse accertata la non esistenza.

Bilancio consolidato

Alla sua redazione sono tenute anche le società di capitali che controllano un’impresa. Esso permette la rappresentazione della situazione patrimoniale, economico e finanziaria di società che formano un gruppo la cui attività è unitariamente finalizzata. Ha la stessa struttura del bilancio normale, ma la relazione degli amministratori investe il complesso delle imprese che compongono l’unitaria realtà imprenditoriale.

Nel bilancio consolidato, sono eliminate le partecipazioni in imprese del gruppo come crediti e debiti tra imprese consolidate e gli utili (perdite), derivanti da operazioni effettuate tra tali imprese, e relativi a valori compresi nel patrimonio; diverse da lavori in corso su ordinazioni di terzi.

Le controllate devono mettere in condizione la controllante, di recepire i dati relativi ai propri bilanci: se i termini di chiusura dei rispettivi esercizi non lo consentissero le controllate devono trasmettere un bilancio infrannuale.

L’approvazione del bilancio consolidato può avvenire entro 180 gg dalla chiusura dell’esercizio della controllante se previsto dallo statuto. Alla società di più ridotta dimensione è concessa la facoltà di redigere il bilancio in forma abbreviata.