Può essere utile ordinare una colonna di dati in excel usando le formule, anziché perdersi nel mare di combinazioni di “Filtra”, “Ordina” e “Rimuovi duplicati”.

Ad esempio usare le formule per ottenere una colonna pulita di dati, ben ordinati e senza celle vuote e duplicati, può essere utile quando si vuole avere un programma che in automatico ordina dei dati variabili, oppure quando dei dati nuovi devono continuamente essere sovrascritti a quelli precedenti.

Vedremo in questa breve presentazione come fare, con le formule, a formare delle colonne ordinate di dati, partendo da altre colonne di dati messi alla rinfusa, contenenti celle vuote e duplicati da eliminare.

Navigando in Internet tra i blog degli smanettoni di computer non ho trovato nessuno che proponeva la suddetta soluzione per ordinare i dati contenuti in excel. Pertanto ho voluto scrivere questa breve e semplice guida, perché ritengo che ordinare le informazioni di excel con le formule sia più pratico dell’utilizzo delle varie possibilità offerte dalla barra dei menu (o barra di accesso rapido). Inoltre, in qualche caso, la soluzione di ordinamento con l’uso di formule è anche l’unica alternativa possibile, allorquando si ha la necessità di avere programmi di calcolo automatico perfettamente funzionanti.

Partiamo quindi con la spiegazione.

Innanzitutto la nostra esigenza è la seguente:

Come si può vedere dall’esempio, la nostra finalità è quella di ordinare i nomi dei personaggi Disney in una diversa colonna, eliminando celle vuote e doppioni (duplicati).

La prima cosa da fare è creare una colonna a sinistra della colonna contenente i dati messi alla rinfusa ed una riga sopra la prima voce della stessa colonna (che può essere anche una cella vuota):

A questo punto è sufficiente copiare ed incollare nella prima cella a sx e di fianco alla prima voce dell’elenco da ordinare (che può essere anche una cella vuota), cioè nella cella A2 che si trova alla seconda riga della prima colonna, la seguente formula:

=SE(B2=“”;””;SE(CONTA.SE($B$1:B1;B2)=0;MAX($A$1:A1)+1;””))

(sostituendo eventualmente a “B” e ad “A” rispettivamente le colonne ove si trovano i dati e quella precedente a sx)

Si avrà:

Formula che deve poi essere trascinata per tutta la colonna a sx dei dati fino all’ultima voce di questi.

Con l’istruzione di cui sopra non faccio altro che dire al programma di numerare in modo progressivo, da 1 a “n”, le voci dell’elenco contenute in celle non vuote e che non hanno doppioni.

Il risultato sarà il seguente:

Non rimane che scrivere nella colonna successiva, a dx dei dati ed in corrispondenza della prima voce dell’elenco, la seguente formula (da trascinare fino all’ultima voce della lista):

=SE.ERRORE(CERCA.VERT(CONTA.VUOTE($E$2:E2);A:B;2;FALSO);””)

(anche in questo caso le lettere “B” ed “A” vanno sostituite rispettivamente con le colonne ove si trovano i dati e quella precedente a sx; la colonna “E” invece può essere una qualsiasi colonna del foglio di lavoro contenente solo celle vuote)

Si avrà:

Cioè il risultato che si voleva ottenere: un elenco ordinato di dati senza doppioni e celle vuote.

Se volessimo cambiare l’elenco ed ottenere lo stesso risultato, cioè un elenco ordinato dei dati inseriti, è sufficiente incollare il nuovo elenco a partire dalla cella evidenziata in giallo, sovrascrivendo i vecchi dati (o cancellandoli prima di incollarvi i nuovi).

Buon divertimento !!!